Bonjour à vous, cher gérant(e) de camping,
Aujourd’hui, nous sommes heureux de vous annoncer qu’HippoCamp supporte désormais l’émission de factures Pro Forma. Nous allons vous présenter en détail le mode de fonctionnement de ces factures un peu différentes mais ô combien utiles pour vous, surtout lorsque vos clients modifient la composition ou la durée de leur séjour.
Qu’est ce qu’une facture pro forma?
C’est une facture « Pour la forme« , dont le but est d’être informatif. Il s’agit d’un document qui ressemble comme deux gouttes d’eau à une facture définitive. Attention, la facture Pro forma n’est pas une facture! Elle n’a aucune valeur légale ou comptable. Pourquoi l’utiliser alors?
La facture proforma présente de nombreux avantages:
- Vous n’émettez une facture finale que lorsque vous êtes certain d’être payé de la totalité du séjour
- La facture proforma peut vous éviter bien des difficultés lors d’un recouvrement de créances
- Vous bénéficiez d’un document qui vous permet de justifier une rentrée d’argent
- Vous pouvez en modifier le contenu autant de fois que vous voulez
- Vos clients peuvent comparer les offres
Comment utiliser les factures proforma dans HippoCamp?
Dans hippocamp, vous allez voir, c’est très facile.
Le document Facture ProForma
En prérequis, jetez un coup d’oeil au modèle proposé par défaut. Pour ce faire, rendez vous dans Paramètres > Documents puis Facture Pro Forma et Modifier.
La logique est toujours la même, le document est généré à la volée: le logiciel remplace les mots entre crochets par les vraies valeurs. Nous avons respecté le formalisme des factures proforma: la mention Pro forma est bien visible, identification des parties, date d’émission du document, détail de chaque ligne, les montants HT, TVA et TTC, etc.
Logiquement, vous n’avez rien à apporter au document ou juste quelques mentions qui vous sont propres.
Utiliser la proforma pour facturer un séjour
Depuis la fiche séjour, vous cliquez comme d’habitude sur le bouton Facturer. La popup de facturation s’affiche. Il suffit de choisir le type de document Facture Proforma et de valider.
Avec la proforma, vous facturez automatiquement l’intégralité du séjour. Le logiciel vous empêche de faire autrement. C’est dur, mais c’est comme ça 🙂
L’écran Facture Proforma
Il s’agit en fait de l’écran facture classique. A quelques détails près:
- Un bouton vert intitulé Mettre à jour PROFORMA vous permet de mettre à jour la facture Proforma au cas où le séjour vient à changer. Exemple: une séjour dont le nombre de personnes est modifié et/ou allongé, raccourci.
- Un bouton gris intitulé Transformer en Facture. Lorsque vous êtes sûr(e) que le séjour est bien définitif, vous transformez la proforma en véritable facture. Attention, cette opération est irréversible.
Le reste des actions reste inchangé (envoi du document par email, fonctionnement de l’encaissement, tampon payé, etc)
Quid des factures d’acompte?
Le plus facile est de ne plus les utiliser! Les nombreux échanges que nous avons eu avec vos comptables nous confortent dans cette voie 😉 Pour vous, que des avantages avec moins de factures produites et au final, moins d’arguments de la part de votre comptable en faveur d’une augmentation du tarif de ses services!
