Depuis le premier janvier 2018, vous avez obligation de vous équiper d’un logiciel camping certifié. C’est ce que prévoit la réforme de la Loi de finance pour toutes les entreprises soumises à la TVA. Et ce, dès que le logiciel comporte une fonctionnalité de caisse. De ce fait, les logiciels de gestion, même s’ils ne servent pas exclusivement à la gestion de la caisse ou des encaissement tombent sous le coup de la loi.

Le but principal de cette réforme est de lutter contre la fraude à la TVA et contre l’évaporation des recettes fiscales qui va avec. HippoCamp s’est donc adapté et répond aux exigences de la réforme.

Cette nouvelle norme, communément appelée NF525 (qui est une marque de commerce, rappelons-le) prévoit (entre autre) que les données enregistrées par les logiciels de caisse, d’encaissement ou comportant une fonctionnalité de caisse garantissent l’inaltérabilité des données, l’intégrité des données par le biais de méthodes réputées fiables.

Un logiciel camping certifié? Etes vous concerné(e)?

Si vous êtes assujetti(e) à la TVA, vous êtes concerné(e). D’ailleurs, si c’est le cas, prenez 5 minutes pour vérifier que vous appliquez bien les bons taux de TVA dans votre logiciel.

Vous n’êtes pas concerné(e) si vous:

• travaillez exclusivement avec des professionnels (B2B) et émettez des factures
• êtes exonéré(e) de TVA
• bénéficiez d’une franchise en base de TVA

Les exigences auxquelles doivent se soumettre les logiciels

Les informations parues au bulletin officiel concernant cette réforme sont assez bien détaillées et très fournies. Nous en adressons ici les principaux points. Par ici la visite.

Notion de clôture caisse

Vous devez clôturer votre caisse de manière journalière. En effet, en fin de journée, vous devez contrôler les montants encaissés, identifier et tracer les écarts. Par écart, il faut comprendre trop d’argent ou pas assez d’argent en caisse par rapport au montant théorique calculé par le logiciel. Votre camping n’est pas forcément ouvert à l’année. HippoCamp se charge de clôturer automatiquement votre caisse à minuit si vous ne l’avez pas fait vous même en fin de journée.

HippoCamp enregistre un tag chiffré généré à partir des montants en caisse, ce qui garantit le caractère intègre des données (en cas de modification, la clôture caisse du jour apparaitrait comme invalide dans le logiciel)

En fin de mois, HippoCamp génère également une clôture mensuelle, qui reprend tous les mouvements (entrée/sortie) caisse et enregistre les totaux de la période, ainsi que le grand total (somme des montants encaissés depuis la mise en place du logiciel).

Contenu des clôtures caisse

Chaque clôture caisse comporte la synthèse et le détail des encaissements pour chaque moyen de paiement défini dans le logiciel. Les montants de TVA collectée y figurent également.

Sauvegardes des données de la caisse

A chaque fin de mois, HippoCamp archive automatiquement l’historique des paiements enregistrés dans le logiciel. Vous recevez également par email ce fichier compatible excel en vue de son archivage.

Modification des paiements clôturés

Une fois le règlement saisi dans le logiciel, ce dernier ne peut modifié que par l’ajout ou le retrait d’une somme. Le logiciel horodate et enregistre automatiquement ces opérations de modification. Par exemple, si vous avez saisi un règlement de 200.00 euros au lieu de 210.00 euros, il conviendra d’enregistrer le bon règlement par un ajout de 10 euros, directement depuis le paiement enregistré sur l’écran Facture.

Horodatage complet et précis des modifications effectuées

HippoCamp enregistre automatiquement un grand nombre d’opérations comme la modification d’une facture, d’un règlement, l’effacement ou l’annulation d’un séjour. Ces opérations, horodatées à la seconde près, sont consultables par vous même (et par l’administration fiscale en cas de contrôle) depuis un écran de recherche d’actions.

Accès au logiciel camping certifié et aux données à l’administration

Conformément aux exigences de la réforme de la loi de Finance, vous avez obligation de donner accès au logiciel aux inspecteurs chargés de vous contrôler. Pour cela, la création d’un compte spécifique est possible depuis l’écran Paramètres > Utilisateurs

Comment vous assurer que vous respectez la loi?

Vous devez être en mesure de produire un certificat de conformité du logiciel dès le 1er janvier 2018 en cas de contrôle. L’utilisation de logiciel maison est donc à oublier. La certification s’effectue de deux manières différentes. Certification délivrée par un organisme tiers accrédité ou bien par l’éditeur lui même (auto-certification). En cas d’auto certification, c’est l’éditeur du logiciel camping certifié qui porte la responsabilité.

Quelles sont les sanctions?

En cas de non présentation du certificat de conformité, vous encourez une amende de 7500 euros par poste informatique non équipe. A noter, la production du certificat de conformité du logiciel n’exclue pas un contrôle fiscal dans la foulée. La tenue d’un registre à la main est toujours possible, sous réserve d’être extrêmement scrupuleux. Mais, de vous à nous, au 21ème siècle et à l’heure où 90% des touristes réservent par internet, est ce toujours judicieux de travailler au papier crayon?

Envie de vous mettre en conformité?

Vous éditez vos factures sous word et tenez à jour votre planning sous excel? Vous pensez être « trop petit » pour pouvoir bénéficier d’un logiciel camping certifié? Sachez que des logiciels de gestion adaptés à votre structure (au sens pratique comme au sens financier) existent. Comme HippoCamp à partir de 59€ HT par mois par exemple 😉

Peut être avez vous envie d’aller plus loin? Nous vous invitons à lire le texte officiel sur le site du BOFIP (pas trop difficile à comprendre)