Introduction

Les tendances de l’hôtellerie ont beaucoup évolué ces dernières années. La digitalisation des différents métiers au sein de l’industrie a impliqué des changements de comportement et des besoins de la part des gérants des établissements hôteliers.

Au sein de l’hôtellerie de plein air le retard se faisait sentir. Cependant une dynamique s’installe depuis quelques années. Le retard tend à être comblé et ainsi les modes de gestion ont totalement évolué. Avec les arrivées du Yield Management, de la gestion des avis, des groupes, des OTAs et la révolution de la distribution, les gérants ont dû monter en compétences et porter de nouvelles casquettes.

Amis de longue date des gérants, les logiciels de gestion (PMS) se sont renforcés pour accompagner ces derniers au quotidien et intégrer l’ensemble des services administrés au sein d’un camping. Les solutions de gestion développées en WinDev, dites « propriétaires» ou « legacy» dominaient le marché. Elles étaient installées sur un ou plusieurs postes par l’intermédiaire d’un réseau interne (ou de serveur). Désormais ces logiciels se voient petit à petit concurrencées par des solutions en ligne (en SaaS ou Cloud) offrant plus de flexibilité aux gérants.

Ainsi, dans cet article nous allons comparer les PMS. Nous allons les confronter pour vous montrer que des solutions plus adaptées aux nouveaux besoins existent. En effet, elles offrent une expérience de gestion hôtelière à la fois simplifiée et complète.

Windev, la solution historique pour développer des logiciels de gestion de camping

WinDev, c’est quoi ? Un langage qui créé des logiciels. PC Soft propose son propre langage, le WLangage. Il permet aux développeurs de créer des interfaces. Dans le secteur des logiciels de gestion de camping les principales écuries utilisent ce langage. C’est ainsi qu’ils proposent des interfaces de gestion aux propriétaires de camping. Thelis (racheté par Sequoia Soft) et INAXEL occupent une grande place sur le marché français avec respectivement les logiciels E-Season (anciennement Unicamp) et Naxi Gestion.

Dans la pratique, le gérant du camping doit donc acheter une licence auprès de l’éditeur ou s’engager avec un abonnement mensuel. Ainsi il devait installer sur son Pc (uniquement Windows) le programme. Par la suite il était responsable de la base de données et devait se charger de sa propre sécurité. Ces solutions étaient performantes jusque récemment mais elles ne répondent plus tout à fait aux nouveaux besoins des gérants.

Le présent l’indique déjà mais l’avenir laissera place à des solutions en ligne. En effet, elles sont au moins tout aussi performantes et offrent des perspectives de développement plus importantes. Ainsi elles sont plus à même de répondre aux évolutions futures du secteur de l’hôtellerie de plein air. Dans un souci d’une gestion plus flexible et plus intuitive, ce nouveau mode de développement a vu le jour. Place à l’ère du « Cloud » et des solutions en ligne.

Le Cloud (SaaS), une solution performante aujourd’hui et prometteuse pour demain

En 2013 Sylvain Roger, directeur de la société YooRock – éditrice du logiciel de gestion HippoCamp – a repéré l’opportunité et la demande qui se faisait sentir. Il s’est fait la réflexion qu’aucune solution de gestion de camping en ligne n’existait. Il s’est donc lancé dans l’aventure et a développé une interface web pour gérer un établissement hôtelier, plus particulièrement un camping. Cet ingénieur a donc petit à petit construit la solution de demain : un logiciel de gestion de camping (PMS) en ligne qui simplifie la vie des gérants en intégrant un maximum de fonctionnalités (les fameuses casquettes). Et cette nouvelle alternative comporte de nombreux avantages.

Les avantages d’un logiciel de gestion de camping en ligne

• Une totale liberté dans le choix du système d’exploitation : Windows, Linux ou Mac. La seule nécessité est un navigateur internet.
• Pas de minimum requis en termes de performance du matériel : une bête de course n’est pas nécessaire pour lancer l’interface.
• Aucune contrainte en termes de supports : PC, Mac, smartphone et tablette permettent d’accéder à ses données et de gérer son établissement.
• Une solution mobile en termes de lieu : le gérant peut accéder à ses données depuis son domicile, sur le terrain, en France comme à l’étranger pendant ses vacances. Plus besoin d’aller à la réception pour gérer une réservation ou une demande nécessitant d’accéder au logiciel.
• Aucune perte de données : les données sont stockées en temps réel et sur des serveurs sécurisés. Fini le stress des sauvegardes sur les disques durs et la panique des pannes informatiques. De plus votre budget « hardware » est largement revu à la baisse.
• Des accès multiples et sécurisés : créer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez (login / mot de passe) pour toute votre équipe avec des niveaux d’accès différents.
• Une interface moderne et intuitive : la prise en main de HippoCamp, développé avec un standard du web, est très simple et la gestion des tâches quotidiennes est simplifiée au maximum. Un nouvel utilisateur nécessite en moyenne 2 heures de formation pour maîtriser l’ensemble des fonctionnalités de HippoCamp, contre en moyenne 1 journée, soit 8 heures de formation pour une solution hébergée, plus complexe.
• Des perspectives de développement informatique très prometteuses et symboles d’avenir : application mobile facile à mettre en place par exemple.
• Les délais de mises à jour et de déploiements sont plus courts et rapides. Les mises à jour sont publiées toutes les 3 semaines chez HippoCamp.

HIPPOCAMP, la solution de gestion de camping d’aujourd’hui et demain

La société YooRock a donc développé une solution pour accompagner les propriétaires et gérants de camping dans leur quotidien. Elle compte désormais un grand nombre d’utilisateurs et tend à s’agrandir dans un futur proche. La majorité des campings équipés de cette solution sont des structures de taille moyenne car elle offre une flexibilité aux gérants qui, la plupart du temps, ne résident pas toute l’année sur leur établissement. De plus ces campings n’ont pas toujours les capacités financières pour s’entourer d’une équipe été comme hiver. HippoCamp leur offre alors la flexibilité de gestion, qui apparaît comme essentielle de nos jours.

« Nous équipons uniquement les petits campings… de moins de 1 000 emplacements »

Sylvain Roger

Toutes les casquettes réunies dans une seule interface

Comme stipulé plus haut, HippoCamp accompagne les gérants de camping dans leur quotidien. Le logiciel a donc intégré la plupart des casquettes qu’un gérant doit porter : 

• PMS Camping : la gestion des séjours, d’un planning et de la facturation. L’objectif premier de HippoCamp est de permettre la création d’un séjour en 4 clics. Les usages les plus communs ont été optimisé pour accélérer les processus.
• CRM : la gestion de la relation client et le suivi commercial. A partir du logiciel vous créez du lien avec vos clients bien avant leur venue dans votre établissement, durant leur séjour mais également une fois partis. Il est possible de réaliser une campagne e-mailing professionnelle (avec analyse statistique), d’automatiser les envois, de préparer ses arrivées / départs, de personnaliser les courriers, de programmer l’envoi et le traitement d’une enquête de satisfaction.
• Solution Caisse: la création de caisses ou points de vente virtuels vous permet de vendre au détail tout type de produits. Consommations bars, snacks, repas, cartes postales, plus besoin de vous équiper de caisses hard.
• Passerelles et OTAs : plusieurs partenariats pour centraliser la gestion depuis un seul outil avec des possibilités d’évolution illimitées. Les données sont transmises et échangées avec :
  • La compagnie d’assurance (CAMPEZ COUVERT, Axelliance)
  • L’INSEE avec l’envoi automatique des données
  • Des Channel Manager / systèmes de réservation en ligne (CTOUTVERT / ELLOHA)
  • Quelques OTAs en direct (PitchUp, Airbnb)
  • Le contrôle d’accès (reconnaissance de plaque, digicode, avec CAME)
  • La gestion des avis avec Guest Suite
  • Et bien plus encore…
• Paiement en ligne : une interface client pour faciliter la réception des paiements, l’édition des factures, la signature des contrats et la saisie des données personnelles du client (PayPlug, Payline).
• Comptabilité : la saisie et l’export des données. Il est possible d’exporter les données directement dans le logiciel de comptabilité. Vous économisez du temps et de l’argent (moins de frais facturés par le cabinet). De plus vous réduisez les risques d’erreurs concernant les saisies. Enfin le logiciel HippoCamp permet d’intégrer les factures fournisseurs. Et le cabinet comptable peut lui même accéder aux données du logiciel à distance.

HippoCamp, une solution pour tous

Le Directeur de la société YooRock, Sylvain Roger, s’amuse à affirmer « Nous équipons uniquement les petits campings… de moins de 1 000 emplacements », ce qui témoigne de la capacité de HippoCamp à faire face à des besoins avancés en termes de gestion hôtelière.