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Actualités Innovations

L’espace client : un lieu d’échange entre le voyageur et l’établissement

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Simplifier le quotidien des gérants de camping est notre objectif principal. Afin d’alléger les charges de travail à l’accueil d’un établissement hôtelier nous avons identifié les missions les plus courantes afin de les simplifier. Au quotidien les tâches qui occupent une bonne partie de la journée sont principalement administratives. Des procédures ? Exactement ! Et elles peuvent parfois être longues avec de multiples étapes. Afin de libérer du temps l’équipe HippoCamp a repensé l’échange avec les voyageurs, pour partager les tâches entre les différents acteurs et accélérer les processus. Ainsi HippoCamp a développé un espace d’échange en direct : l’espace client.

Voyons ensemble les étapes d’une réservation traditionnelle :

  1. Le voyageur demande des informations sur votre établissement et un devis pour un séjour.
  2. Vous créez le devis et lui faite parvenir par e-mail / courrier.
  3. Le voyageur valide le devis. Il doit alors l’imprimer, le scanner, le signer et enfin vous le renvoyer par e-mail / courrier accompagné du paiement de l’acompte s’il se fait par chèque, ANCV ou espèce.
  4. Vous recevez les documents au bout de quelques jours. Vous devez l’actualiser dans le système. Si le voyageur souhaite payer par CB vous devez le contacter afin de faire une VAD sur votre TPE.
  5. Vous stockez les documents reçus dans un classeur ou vous le scanner pour le ranger dans un dossier sur votre PC.
  6. Vous saisissez le paiement dans le compte du voyageur, vous générez la facture d’acompte puis vous lui envoyez manuellement.

Cependant les systèmes et procédures ont évolué : les besoins des voyageurs ont changé. Ils recherchent désormais de la rapidité, de la simplicité et surtout de l’autonomie lorsqu’ils réservent ou gérent un séjour.

L’espace client HippoCamp est synonyme de rapidité, sécurité et autonomie pour TOUS

L’équipe HippoCamp a réorganisé toute la procédure pour gagner du temps et de l’argent en créant un espace d’échange direct entre le voyageur et votre établissement. La liste des étapes est donc réduite puisque la charge de travail est allégée et partagée avec le voyageur.

  1. Créer le devis dans HippoCamp et enregistrer la fiche client.
  2. Transmettre le lien vers l’espace client sécurisé au voyageur.
  3. Boire un bon café et laisser HippoCamp se charger du reste.

Le voyageur trouve plus de confort dans SON espace personnel

  • Autonomie : il peut accéder à son espace client 24h/24 et 7J/7. Nul besoin de contacter l’établissement par téléphone ou par e-mail. Il ne dépend pas de vos horaires d’ouverture.
  • Rapidité : il peut valider un devis ou signer un contrat en quelques clics. Le voyageur n’a plus besoin d’imprimer, scanner, envoyer par e-mail ou courrier.
  • Sécurité : grâce à un système de paiement en ligne le voyageur peut régler en tout sécurité une partie ou la totalité du séjour. L’envoi d’un chèque par voie postale ou la transmission par téléphone des coordonnées bancaires comportent plus de risques.

L’établissement simplifie les démarches administratives

  • Autonomie : le logiciel HippoCamp travaille de façon autonome puisqu’un certain nombre de traitements automatiques vont permettre de diminuer le nombre de tâches à traiter à l’accueil : transformation d’un devis validé, signature des contrats pour les résidents / propriétaires, enregistrement des participants à un séjour, édition automatique des factures si paiement en ligne
  • Rapidité : les données se synchronisent en temps réel. Le processus de réservation est accéléré. Ainsi les voyageurs préféreront votre établissement à un autre pour la simplicité des étapes de réservation.
  • Sécurité : l’établissement est protégé des mauvais payeurs s’il dispose d’un système de paiement en ligne car la réservation est validée uniquement si le paiement a fonctionné. L’espace client est également en accord avec les normes RGPD puisque le voyageur peut accéder et modifier ses données personnelles.

Le petit plus : l’accessibilité ! L’espace client est disponible en 3 langues : français, anglais et espagnol. Ce serait dommage de vous priver d’un marché de voyageurs.

Un établissement moderne sur le terrain comme derrière le bureau

Les modèles de gestion ont largement évolué ces dernières années. Le secteur de l’hôtellerie de plein air a dû se moderniser pour satisfaire les nouvelles attentes des voyageurs et les nouveaux besoins du marché. Si auparavant les gérants et le personnel de l’accueil passaient une bonne partie de leur journée à traiter les tâches administratives comme la gestion des réservations, la tendance a largement évolué. Les missions et le métier a changé puisque désormais un établissement préférera allouer son temps à la relation clientèle, la communication et la commercialisation. Ainsi, il est peut être temps de faire un état des lieux et moderniser les procédures administratives. Qu’en pensez-vous ?

Plus d’informations sur la mise en place et les fonctionnalités de l’espace client en consultant la documentation.

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